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淺析建筑工程項目信息與溝通管理

摘 要：論述了信息管理及其特點、建設項目信息管理系統及功能和信息管理的發展趨勢，從項目經理與業主和智能部門、機構內部等角度論述了項目溝通管理。

關鍵詞：建筑;信息;溝通

0 引言

溝通是建筑工程信息管理的重要手段，而信息管理又是溝通的基礎，在現代建筑項目管理中必須充分重視溝通管理和信息管理，將其作為項目管理的重要手段才能在良好溝通的基礎上充分利用信息為建筑工程服務。

1信息管理

信息與信息管理及其特點

信息是指口頭、電子或書面等方式傳輸的知識、新聞或情報，聲音、文字、數字和圖像等都是信息表達的形式，。信息管理則是對信息傳輸的合理組織和控制，建筑工程項目的信息管理是指通過對各個系統、各項工作和各個數據的管理，使項目的信息實現方便有效的獲取、存儲、存檔、處理及交流，旨在通過有效的項目信息傳輸的組織和控制為項目建設的增值服務【1】。

建設項目信息具有以下特點：來源的廣泛性。建設項目信息來源可為業主、設計單位、材料供應單位、監理及施工單位中各個專業及各個環節，或來自項目質量控制、成本控制、進度控制以及合同管理等方面，因此說信息來源非常廣泛，其廣泛性也給信息的收集工作帶來了很大困難，信息收集的完整性、準確性等影響著項目管理人員的判斷和決策的正確性和及時性;

信息資源的非消耗性。建設項目信息具有可供系統內多個子系統或一個子系統的不同過程反復使用而不被消耗掉，也由于信息資源的非消耗性使得在信息系統中對信息投資的效果是應用越廣、效益越大;

信息量大。建設項目具有規模大、涉及面廣、協作關系復雜等特點，導致在項目管理中涉及大量的信息，管理人員既要掌握計劃的信息又要掌握實際進展信息，并應對其進行對比分析;

信息的系統性。建設項目信息是在一定時空內形成的，其與建筑工程管理活動密切相關，同時對信息的收集、加工、傳遞及反饋應是一個連續的閉合環路，因此說具有明顯的系統性。

信息管理系統及其功能

建設項目信息管理系統是由人、計算機等組成的能處理工程項目信息的集成化系統，其通過收集、存儲及分析項目實施過程中的有關數據來輔助管理人員和決策者進行規劃、決策和檢查，其核心是輔助項目管理人員進行項目目標控制。該系統分為以下幾個系統：

成本管理系統。由成本目標分解與成本計劃，實際成本統計分析，實際成本與計劃成本的對比分析，成本變化趨勢分析，各類成本數據的查詢機成本報表的提供構成; 進度管理系統。項目進度計劃的編制，實際進度的統計分析，實際進度與計劃進度的動態比較，進度變化趨勢預測，進度計劃的優化和調整，各類進度數據的查詢以及進度報表的提供等;

質量管理系統。項目質量要求和質量標準的制定，施工質量管理，工程事故處理記錄以及各種質量報表的提供等;

合同管理系統。合同文件的編制，合同變更及索賠管理，合同信息管理以及相關法律法規的查詢等。

項目信息管理系統的發展趨勢

功能更專業化。信息管理應與項目管理理論結合更為緊密，并且針對不同的建設任務和

不同的管理者，軟件的針對性也應該越來越強;

共享度更高。項目管理信息系統中不同的子系統間應通過一定的數據模型和高效的文檔管理系統來實現較高程度的信息共享，從而提高信息處理效率;

集成化程度高。建設項目信息管理系統往往將不同的子系統進行集成，且該系統與成本管理系統、CAD系統等其他管理信息系統的集成度也越來越高，并且更應注重與通訊功能和計算機網絡平臺的集成;

開放性的提高。統一的開放性標準可使項目管理信息系統對具體軟硬件平臺的依賴性降低，同時系統的可移植性和互操作性的不斷提高可更利于項目關系信息系統的推廣和使用。

2 溝通管理

2.1 項目經理與業主的溝通

項目經理首先應充分了解項目鉤子的基礎、起因、出發點，了解目標設計和決策背景，以免對目標及完成任務有不完整的甚至無效的理解，引起業主的干預而給工作帶來困難;應讓業主一起投入項目全過程，改變只給其一個結果的模式，首先應讓業主了解項目以減少非程序干預和越級指揮，使其充分認識到項目過程及難度以便于積極的為項目服務;在作出決策時應充分考慮業主的期望、習慣以及價值觀念等，并應充分尊重業主，及時向其報告情況，為業主提供必要信息以便于其決策;發生業主其他部門的干預指導等應尊重其忠告，對其進行耐心的解釋或說明，但應避免其直接指導實施和指揮項目組織成員【2】。

2.2 現場項目管理機構內部溝通

在項目管理機構內部的溝通中項目經理與技術專家的溝通非常必要，應充分意識到技術專家只注重技術方案的優化而對基層的具體施工了解甚少，因而應對其積極引導以發揮技術人員的作用;應明確劃分各自的工作職責，設計比較完備的管理工作流程，明確規定項目中的溝通方式、渠道和時間，實現大家按程序、規則辦事，同時應避免管理程序過細，對其過于依賴導致組織僵化的現象;在日常管理決策中應采用民主的決策作風，避免獨斷專行，應盡量保證所有職員對項目經理部的職能和企業原本職能雙重忠誠。

2.3 項目經理與職能部門的溝通

由于項目經理與職能經理間存在權利和利益間的矛盾，因而其間往往會有不同的意見甚至出現矛盾，職能經理往往不了解或不同情項目經理的緊迫感或擴大自己的作用，此時項目經理應將計劃和預期向項目提供職能人員或職能服務作為項目供應資源的關鍵職能部門經理交換意見以取得其贊同;與智能經理間建立良好的信息溝通渠道以便于交流。

3 結語

在建設項目管理過程中信息與溝通管理異常重要，其在很大程度上影響著項目最終目標的實現，因而在項目實施過程中應加強并強化對其管理使其更好的為建設項目服務。

參考文獻：

[1] 索盈，沈俊.建筑施工管理[M]. 北京：清華大學出版社，2005年.

[2] 本叢書編審委員會.建筑工程施工項目質量與安全管理[M].北京：機械工業出版社，2003年.

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